3 Rozliczenie pensji minimalnej

Owned by Tachospeed
Last updated: Jan 20, 2022
7 min read

 

1. Rozpoczęcie pracy z modułem Rozliczania pensji minimalnej

Przed obliczeniem wyrównania do pensji minimalnej należy najpierw rozliczyć delegację dla wybranego kierowcy. Delegacje są zapisywane do bazy, więc wszelkie aktywności kierowców za granicą będą także automatycznie widoczne w ewidencji.

Delegację rozliczamy w 13 - Widok delegacji

1.1 Rozliczanie wyrównania do pensji minimalnej bez przygotowanej delegacji

Możliwe jest także obliczenie wyrównania do pensji minimalnej bez wcześniejszego rozliczenia delegacji, jednak nie zalecamy takiego rozwiązania. W tym celu odznaczamy opcję "Odcinki zagraniczne rozliczaj na podstawie delegacji", którą znajdziemy w ustawieniach programu w "Moduł ewidencji".  Następnie przechodzimy do widoku "Edycja".

 

Klikamy w "Przeanalizuj miejsca" aby program wskazał aktywności kierowców za granicą, a następnie klikamy w "Zapisz".

Uwaga: Jeśli kierowca nie wprowadzał kodów krajów wtedy nie zobaczymy pracy za granicą. W takim przypadku klikamy w przycisk "Dodaj" i ręcznie wprowadzamy aktywności.

 

2. Rozliczanie pracy na terenie krajów z wymaganym wyrównaniem do pensji minimalnej

W oknie ewidencji pobieramy dane dla kierowcy. W kolumnie z symbolem danego kraju klikamy w "Rozlicz".

 

W oknie kalkulatora uzupełniamy odpowiednią stawkę godzinową, kurs waluty oraz wybieramy ewentualny rodzaj pomniejszenia dla diet i noclegów (pole "Rozliczaj diety / noclegi").

Po uzupełnieniu wymaganych pól klikamy w przycisk "Przelicz", a następnie w "Raport". Do wyboru mamy raport pełen, uproszczony oraz eksport do Excel.

 

3. Obliczanie amplitudy oraz nadgodzin we Francji

3.1 Jak ustawić program, aby poprawnie wyliczyć amplitudę?

Amplituda to wszystkie aktywności kierowcy oraz te odpoczynki, które znajdują się między pierwszą a ostatnią aktywnością kierowcy w danej dobie. Do amplitudy nie są wliczane odpoczynki dzienne oraz tygodniowe.

Zgodnie z francuskimi przepisami amplituda nie może przekraczać 13 godzin. 

 

Ustawienia domyślne programu dla wyznaczenia minimalnego odpoczynku dziennego

W opcjach ewidencji dodano pole "Ilość godzin minimalnego odpoczynku Francja:". Wartość wyświetlana obok steruje ilością godzin, które są traktowane jako najkrótsze odpoczynki nie wliczane do amplitudy. Domyślna wartość wynosi 11 godzin zgodnie z francuskimi przepisami. 

Przy takim ustawieniu programu wszystkie odpoczynki (dzienne i tygodniowe), które trwają przynajmniej 11 godzin nie są wliczane do amplitudy. 

Czas ten można skrócić jeśli zostały spełnione wymogi francuskiego prawa. 

3.2 Obliczanie nadgodzin

Co wpływa na nadgodziny?

Przy wyznaczaniu nadgodzin brane pod uwagę są:

  1. czas pracy kierowcy - obliczany zgodnie z francuskimi przepisami (wszystkie aktywności poza odpoczynkami są wliczane w czas pracy)

  2. wysokość amplitudy

  3. rodzaj rozliczenia nadgodzin.


Rodzaj rozliczania nadgodzin. 

Program Tachospeed umożliwia nam rozliczanie nadgodzin na trzy sposoby: 

  1. godziny ryczałtowe. Wybranie tej opcji pozwala na rozliczanie nadgodzin w tygodniach kalendarzowych, niezależnie od okresu rozliczonego.

  2. nadgodziny - miesięczne Opcja jest ustawiona domyślnie. Rozlicza nadgodziny w ramach jednego miesiąca kalendarzowego. 

  3. nadgodziny - okres rozliczeniowy. Po wybraniu tej opcji nadgodziny liczone są zgodnie z narzuconym okresem rozliczeniowym.

Jak liczymy nadgodziny?

  1. Wyznaczamy 75% z amplitutudy

  2. Od amplitudy odejmujemy 63h 

  3. Wybieramy największą ilość godzin spośród: czasu pracy, 75% amplitudy i amplitudy pominiejszonej o 63h. 

  4. Sprawdzamy czy wybrana wartość:

    1. przy rozliczeniu tygodniowym jest większa niż 35 godzin 

    2. dla okresu miesięcznego jest większa niż 152 godziny. 
      W przypadku innych okresów rozliczeniowych wartości te są zwiększane poprzez przemnożenie normy tygodniowej lub miesięcznej przez długość okresu rozliczeniowego. Np w przypadku rozliczenia trzymiesięcznego wszystkie wartości podane przez ustawodawcę dla rozliczenia miesięcznego mnożone są przez 3.  

  5. Jeśli wartość jest większa to rozliczamy je zgonie z wytycznymi francuskiego ustawodawcy. W przeciwnym wypadku nadgodziny nie występują. 

Uwaga: Zaleca się stosowanie rozliczenia tygodniowego lub miesięcznego, gdyż są one najlepiej opisane przez francuskiego ustawodawcę. W stosunku do pozostałych okresów rozliczeniowych podane informacje są dość skąpe. 

3.2.1 Nadgodziny rozliczane tygodniowo

  1. Wprowadzamy do programu dane kierowcy, który przebywał na terenie Francji. 

  2. Przechodzimy do okna ewidencji

  3. Wybieramy z listy kierowców, tego którego chcemy rozliczyć 

  4. Zmieniamy okres rozliczeniowy na 1 tydzień

  5. Wyznaczamy datę rozpoczęcia okresu, za który chcemy rozliczyć kierowcę. 

  6. W opcjach ewidencji na zakładce "Podstawowe" zaznaczamy checkbox "Rozliczaj czas pracy we Francji" 

  7. w opcjach ewidencji na zakładce "Zaawansowane" w comboxie "Rozliczaj nadgodziny Francja" wybieramy opcję "nadgodziny - okres rozliczeniowy"

  8. Jeśli to konieczne zmieniamy minimalny czas trwania okresu dziennego odpoczynku w polu  "Ilość godzin minimalnego odpoczynku Francja:" na zakładce "Zaawansowane" w opcjach ewidencji. 

  9. Upewniamy się, że filtry wpływające na rozliczenie czasu pracy we Francji są ustawione poprawnie. (Podzakładka "Francja" zakładki "Zaawansowane - rozliczenie)

  10. W głownym oknie ewidencji klikamy "Pobierz dane" 

  11. Generujemy wydruk ewidencji. Na wydruku pojawiają się wszystkie dane dotyczące nadgodzin.

3.2.2 Nadgodziny rozliczane miesięcznie

  1. Wprowadzamy do programu dane kierowcy, który przebywał na terenie Francji. 

  2. Przechodzimy do okna ewidencji

  3. Wybieramy z listy kierowców, tego którego chcemy rozliczyć 

  4. Zmieniamy okres rozliczeniowy na przynajmniej 1 miesiąc,

  5. Wyznaczamy datę rozpoczęcia okresu, za który chcemy rozliczyć kierowcę. 

  6. W opcjach ewidencji na zakładce "Podstawowe" zaznaczamy checkbox "Rozliczaj czas pracy we Francji" 

  7. w opcjach ewidencji na zakładce "Zaawansowane" w comboxie "Rozliczaj nadgodziny Francja" wybieramy opcję "nadgodziny - miesiąc"

  8. Jeśli to konieczne zmieniamy minimalny czas trwania okresu dziennego odpoczynku w polu  "Ilość godzin minimalnego odpoczynku Francja:" na zakładce "Zaawansowane" w opcjach ewidencji. 

  9. Upewniamy się, że filtry wpływające na rozliczenie czasu pracy we Francji są ustawione poprawnie. (Podzakładka "Francja" zakładki "Zaawansowane - rozliczenie)

  10. W głownym oknie ewidencji klikamy "Pobierz dane" 

  11. Generujemy wydruk ewidencji. Na wydruku pojawiają się wszystkie dane dotyczące nadgodzin.

3.2.3 Nadgodziny rozliczane w okresie trzymiesięcznym.

  1. Wprowadzamy do programu dane kierowcy, który przebywał na terenie Francji. 

  2. Przechodzimy do okna ewidencji

  3. Wybieramy z listy kierowców, tego którego chcemy rozliczyć 

  4. Zmieniamy okres rozliczeniowy na 3 miesiące

  5. Wyznaczamy datę rozpoczęcia okresu, za który chcemy rozliczyć kierowcę. 

  6. W opcjach ewidencji na zakładce "Podstawowe" zaznaczamy checkbox "Rozliczaj czas pracy we Francji" 

  7. w opcjach ewidencji na zakładce "Zaawansowane" w comboxie "Rozliczaj nadgodziny Francja" wybieramy opcję "nadgodziny - okres rozliczeniowy"

  8. Jeśli to konieczne zmieniamy minimalny czas trwania okresu dziennego odpoczynku w polu  "Ilość godzin minimalnego odpoczynku Francja:" na zakładce "Zaawansowane" w opcjach ewidencji. 

  9. Upewniamy się, że filtry wpływające na rozliczenie czasu pracy we Francji są ustawione poprawnie. (Podzakładka "Francja" zakładki "Zaawansowane - rozliczenie)

  10. W głownym oknie ewidencji klikamy "Pobierz dane" 

  11. Generujemy wydruk ewidencji. Na wydruku pojawiają się wszystkie dane dotyczące nadgodzin.

3.2.4 Nadgodziny rozliczane ryczałtowo

  1. Wprowadzamy do programu dane kierowcy, który przebywał na terenie Francji. 

  2. Przechodzimy do okna ewidencji

  3. Wybieramy z listy kierowców, tego którego chcemy rozliczyć 

  4. Ustawiamy insteresujący nas okres rozliczeniowy 

  5. Wyznaczamy datę rozpoczęcia okresu, za który chcemy rozliczyć kierowcę. 

  6. W opcjach ewidencji na zakładce "Podstawowe" zaznaczamy checkbox "Rozliczaj czas pracy we Francji" 

  7. w opcjach ewidencji na zakładce "Zaawansowane" w comboxie "Rozliczaj nadgodziny Francja" wybieramy opcję "godziny ryczałtowe"

  8. Jeśli to konieczne zmieniamy minimalny czas trwania okresu dziennego odpoczynku w polu  "Ilość godzin minimalnego odpoczynku Francja:" na zakładce "Zaawansowane" w opcjach ewidencji. 

  9. Upewniamy się, że filtry wpływające na rozliczenie czasu pracy we Francji są ustawione poprawnie. (Podzakładka "Francja" zakładki "Zaawansowane - rozliczenie)

  10. W głownym oknie ewidencji klikamy "Pobierz dane" 

  11. Generujemy wydruk ewidencji. Na wydruku pojawiają się wszystkie dane dotyczące nadgodzin.

Uwaga: Ewidencja liczona w taki sposób rozlicza każdy tydzień osobno w całym okresie rozliczeniowym. 

3.3 Prezentacja danych na wydruku "Ewidencja czasu pracy"

Główne informacje dotyczące pracy kierowcy na terenie Francji prezentowane są na wydruku "Ewidencja czasu pracy" w części:

  1. Podsumowanie - rozliczenie wg dób pracowniczych jako "Praca FR". 
    Wpis ten nas informuje przez ile godzin kierowca pracował na terenie Francji. Godziny zliczane są na postawie dób pracowniczych zgodnych z polskimi przepisami oraz z zastosowaniem ustawionego w opcjach ewidencji  filtra dla poszczególnych aktywności.  

  2. Godziny nadliczbowe Francja - rozliczane wg dób kalendarzowych. 
    W tej części prezentowane są informacje dotyczące ilości godzin nadliczbowych z podziałem na godziny nadliczbowe płatne 25 i 50% oraz wartości, które należy ze sobą porównać w celu wyznaczenia nadgodzin (amplituda pomniejszona o 63 godziny, 75% amplitudy oraz czas pracy kierowcy), Wszystkie informacje prezentowane w tej części są zliczana na podstawie zastosowanego filtru oraz na podstawie dób kalendarzowych. 

Uwaga: W przypadku gdy wartość prezentowane jako "Praca w FR" oraz "Czas pracy" nie są takie same to w celach porównawczych należy: 

  1. Przejść opcji ewidencji, 

  2. Na zakładce "Podstawowe" zaznaczyć checkbox'y " Start dobry pracowniczej poprzedzające okres rozliczeniowy" oraz "Koniec okresu rozliczeniowego (w następnej dobie kalendarzowej)" 

  3. Pobrać ponownie dane 

  4. Wygenerować raport ewidencji 

  5. Porównać ponownie dane. 

  6. Jeśli nadal występują różnicę należy porównać filtry ewidencji dla Polski i Francji. Różnice mogą wynikać z faktu, iż w filtrze na Polskę danej aktywności nieewidencjonujemy natomiast na terenie Francji aktywność wykazywana jest jako ewidencjonowana.

4. Kalkulator płacy minimalnej

W oknie Ewidencji w zakładce "Opcje - Wynagrodzenie" możemy edytować wartość pensji minimalnej, którą program będzie wykorzystywał m.in. do rozliczania czasu pracy w porze nocnej na terenie Francji.

4.1 Elementy formatki kalkulatora płacy minimalnej

  • Sekcja z podstawowymi danymi - informacja o kierowcy oraz o okresie rozliczeniowym.

  • Sekcja z informacjami niezbędnymi do rozliczenia - pola deklaracji składników wynagrodzenia oraz kursu branego do rozliczenia wynagrodzenia

  • Sekcja delegacji - umożliwia wybranie sposobu rozliczenia delegacji, import plików na podstawie, których chcemy rozliczyć delegacje, a w przypadku Niemiec dodatkowe elementy rozliczenia delegacji. 

  • Tabela z szczegółowymi informacjami o okresach pracy na terenie danego państwa:

    • "Data od" - data rozpoczęcia okresu pracy na terenie danego państwa

    • "Data do" - data zakończenia okresu pracy na terenie danego państwa

    • "Czas do rozliczenia" - ilość czasu zakwalifikowana jako praca na terenie danego państwa

    • "Delegacje" - kwota, jaką należy wypłacić na podstawie zaimportowanych plików .tsd2. Kwota jest wyliczana na podstawie wzoru: (kwota za diety + kwota za noclegi)*kurs delegacji.

    • "Polskie wynagrodzenie" - kwota obliczana na postawie wzoru: "Czas do rozliczenia" * "Stawka godzinowa PL".

    • "Wynagrodzenie poza Polską" - kwota obliczana na postawie wzoru: "Czas do rozliczenia" * "Stawka godzinowa (DE, NO, FR, AT, IT, NL, LU, FI)" * "Kurs".

  • Podsumowanie - prezentuje zestawienie informacji z powyższych sekcji. 

  • Sekcja z przyciskami (button'ami) - zawiera przyciski pozwalające na przeliczenie płacy minimalnej, zapisanie części informacji do bazy oraz wygenerowanie jednego z trzech dostępnych raportów.


Co zawiera sekcja podsumowania

  • "Płaca minimalna na terenie danego państwa" - suma kwot z kolumny "Wynagrodzenie poza Polską". 

  • "Wypłacone polskie wynagrodzenie" - suma kwot z kolumny "Polskie wynagrodzenie" i kwoty z pola "Dodatek". 

  • "Rozliczenie delegacji" -  suma kwot z kolumny "Delegacje"

  • "Odliczenie delegacji" - kwota o jaką pomniejszamy wyrównanie do pensji minimalnej (tylko Milog)

  • "Podsumowanie" - wartość wyznaczana jest na podstawie wzoru: "Płaca minimalna na terenie danego państwa" - "Wypłacone polskie wynagrodzenie" - "Delegacje". Jeżeli wartość jest mniejsza od 0,00 PLN to w podsumowaniu pojawia się 0,00 PLN.