1 Ewidencja

1. Uruchomienie modułu ewidencji

Uruchomienie modułu ewidencji jest możliwe poprzez:

1. Poprzez przycisk "Ewidencja czasu pracy" lub wybranie w menu "Raporty - Rozliczanie czasu pracy kierowców - Ewidencja czasu pracy kierowcy"

2. Okno ewidencji

Główne okno modułu ewidencji można podzielić na trzy części:

1. Górna - zawiera informacje o kierowcy i sposobie jego rozliczania, a także przyciski służące do pobierania danych, zmiany ustawień (Opcje) i sporządzania raportów;

2. Środkowa - czyli siatka, na którą nanoszone zostają dane po pobraniu ich z bazy i dokonaniu rozliczenia, zwana dalej siatką rozliczeniową ;

3. Dolna - zawiera kontrolki odpowiedzialne za ustawienie automatycznych odbiorów i ich kolejności, jak również przyciski do zapisu/odczytu sporządzonej wcześniej ewidencji. Znajduje się tu także przycisk służący do wyświetlenia podsumowania.

2.1 Pobranie danych z bazy

Pobranie danych z bazy jest możliwe dzięki przyciskowi "Pobierz dane". Pozwala on na sczytanie wprowadzonych wcześniej informacji o czynnościach wybranego kierowcy (wprowadzonych ręcznie bądź z tarczek lub plików cyfrowych) za odpowiedni okres rozliczeniowy, oraz przeanalizowanie ich wedle wprowadzonych ustawień w opcjach ewidencji. Okno po wczytaniu odpowiednich danych:

2.2 Aktywny kierowca

Wybór aktywnego kierowcy jest możliwy poprzez wybranie odpowiedniej pozycji z listy kierowców. Na liście są widoczni tylko ci kierowcy, którzy nie są oznaczeni jako nieaktywni. Obok każdego z kierowców zaznaczony jest zakres dat, dla którego ma on zapisane aktywności w bazie danych.

2.3 System pracy

W programie Tachospeed możliwe jest rozliczanie kierowców w następujących systemach pracy:

W przypadku systemu równoważnego możliwe jest określenie maksymalnego wymiaru pracy od 9 do 12 godzin w zależności od rodzaju wykonywanego przewozu. Ustawienie maksymalnego wymiaru dla systemu równoważnego możliwe jest w "Opcjach" ewidencji.

2.4 Etat

Można również wybrać opcję dotyczącą etatu, w którym dany kierowca został zatrudniony. Dostępne jest także procentowe pomniejszenie etatu.

Jeżeli został wybrany niepełny etat możliwe jest określenie granicy godzin nadliczbowych, wynikających z podpisanej umowy o pracę.

2.5 Okres rozliczeniowy i dzień wolny

W module ewidencyjnym programu Tachospeed możliwe jest wybranie okresu rozliczeniowego między 1 tygodniem a 12 miesiącami. Jako dzień wolny od pracy można określić wszystkie dni tygodnia oprócz niedzieli.

Najczęściej spotykanym dniem wolnym od pracy jest sobota, jednakże w każdym tygodniu możliwe jest określenie innego wolnego dnia od pracy. Program może elastycznie ustalać wolny dzień od pracy. Funkcjonalność tę można włączyć w oknie "Opcje" ewidencji w zakładce "Podstawowe - Po pobraniu danych - Zamieniaj dni wolne z pracą na dni robocze bez pracy ".

Uwaga: Aby wprowadzone zmiany dotyczące systemu pracy, etatu, okresu rozliczeniowego oraz dnia wolnego zostały zapisane należy użyć przycisku "Zapisz zmiany". W celu przypomnienia o tym użytkownikowi po wprowadzeniu jakichkolwiek zmian przycisk ten zostaje otoczony niebieską ramką.

2.6 Zmiana zakresu danych

Zmiana zakresu danych jest możliwa w oknie wyboru daty. Koniec zakresu jest automatycznie ustalany przez program wg ustawień okresu rozliczeniowego.

2.7 Siatka rozliczeniowa

W siatce rozliczeniowej można znaleźć szczegółowe czasowe informacje o aktywnościach pracownika. Prezentuje ona informacje dotyczące dób pracowniczych, rodzaj tych dób, zaplanowanego wymiaru, ilości czasu pracy, dyżurów, godzin nadliczbowych, informacje dotyczące dokonanych odbiorów oraz wstawionych dni urlopu, chorobowego i innych nieobecności.
Przy wyższej rozdzielczości ekranu może pojawić się większa liczba kolumn. Aby na mniejszych monitorach wyświetlić wszystkie kolumny, należy wejść do "Opcje - Wygląd i raport", a następnie zaznaczyć "Wszystkie kolumny widoczne". W celu ułatwienia sobie pracy na programie, zalecane jest wyłączenie tej opcji.

2.7.1 Doba pracownicza

W kolumnie "Doba pracownicza / data" znajduje się kolejna data doby pracowniczej. Nie jest to doba kalendarzowa. Jeśli data oznaczona jest na zielono, oznacza to dzień wolny od pracy – najczęściej będzie to sobota. Jeśli data jest oznaczona kolorem czerwonym, jest to dzień świąteczny lub niedziela.

W kolumnie "Doba pracownicza / rodzaj" znajduje się oznaczenie rodzaju doby pracowniczej. W tej kolumnie możliwe są oznaczenia:

– dzień wolny od pracy

– niedziela

– dzień świąteczny

– niedziela, w którą przypada święto

– dzień roboczy

– odbiór niedzieli – czyli dzień, w którym udzielono rekompensaty za pracę w okresie niedzielno-świątecznym

Możliwa jest ręczna zamiana dnia wolnego od pracy, poprzez przeciągnięcie zielonego prostokąta z literą "W" na inny dzień roboczy.

W kolumnie "Doba pracownicza / plan" znajduje się zaplanowany wymiar (norma) czasu pracy w danej dobie pracowniczej. W zależności od wybranego systemu czasu pracy, pojawia się zaplanowany wymiar pracy. Program Tachospeed dostosowuje wymiar czasu pracy do faktycznego czasu pracy w danej dobie.

W przypadku dób świątecznych i dni wolnych pojawia się norma 0/8, co oznacza, że zaplanowano 0 godzin, jednakże nadgodziny dobowe liczone są od 8-ej godziny. Reszta godzin, tzn. między 0 a 8, będzie rozliczana jako nadgodziny średniotygodniowe.

W kolumnie "Doba pracownicza / start" ukazany jest start pracy w danej dobie. Start pracy wyznaczany jest przez program po dziennym okresie odpoczynku. Jednakże nie zawsze start doby pracowniczej pokrywa się ze startem dziennego okresu prowadzenia.

Poszczególne dni w ewidencji czasu pracy to nie doby kalendarzowe. Aktywności pracownika, a ściślej mówiąc praca i dyżury, są prezentowane i wyliczane w przedziałach dób pracowniczych.
Doba pracownicza – kolejne 24 godziny od rozpoczęcia pracy.

Przykładowo, jeśli kierowca rozpoczyna pracę w poniedziałek o godzinie 07:18, to doba pracownicza we wtorek trwa do 07:18 następnego dnia. Wszystkie aktywności pomiędzy 07:18 a 07:18 następnego dnia są rozliczane w dobie pracowniczej poniedziałkowej.

Doba pracownicza wtorkowa rozpoczyna się o 05:00. Jednakże poprzednia doba rozpoczyna się o godzinie 07:18 i jej rozliczenie kończy się o 07:18 we wtorek. Z tego względu czas między 05:00 a 07:18 we wtorek nie jest rozliczany w dobie wtorkowej. Czas między 05:00 a 07:18 jest zaliczony do doby poniedziałkowej, a w dobie wtorkowej okres między 05:00 a 07:18 nie jest ewidencjonowany, aby uniknąć podwójnego rozliczenia tych samych godzin pracy i dyżuru. Szczegóły tego rozliczenia można podejrzeć na raporcie "Szczegóły rozliczenia":

Ze względu na moment rozpoczęcia poprzedniej doby, możliwa jest również taka sytuacja, że wszystkie aktywności z danej doby kalendarzowej lub z danej wykresówki są zaliczane do poprzedniej doby pracowniczej. W takie sytuacji w tym dniu będzie zarejestrowany brak danych.
Przykładowo kierowca rozpoczyna pracę w poniedziałek o godzinie 20:00. Następnego dnia rozpoczyna pracę o 12:00 i kończy ją jeszcze przed godziną 20:00. W takim wypadku doba pracownicza wtorkowa rozpoczyna się o godzinie 20:00 i trwa do 20:00 w środę. Jeśli w tym okresie nie ma żadnych aktywności, to doba wtorkowa będzie dniem wolnym.