13 - Widok delegacji

1. Rozpoczęcie pracy z modułem delegacji w Tachospeed

1.1. Konfiguracja ustawień

W celu rozpoczęcia pracy z modułem diet należy się upewnić, że zostały wykonane następujące czynności:

1. Dodanie firmy
W programie musi zostać zarejestrowana przynajmniej jedna firma (menu "Firmy").

2. Dodanie miasta wyjazdu/przyjazdu

W menu "Firmy - Delegacyjne" należy dodać miasto bazy, z którego kierowcy zaczynają i kończą delegację (najczęściej jest to siedziba firmy). Ustawa o czasie pracy kierowców definiuje podróż służbową jako wyjazd zatrudnionego kierowcy poza miejscowość siedziby pracodawcy. Dzięki takiemu zapisowi każdemu kierowcy należy naliczać diety i ryczałty za noclegi. Każdy wyjazd poza siedzibę pracodawcy jest podróżą służbową.

3. Kraje
W menu "Firmy - Delegacyjne " po zaznaczeniu pola wyboru "Edytuj kraje" można można modyfikować listę krajów niezbędnych do rozliczania delegacji. Tylko kraje zaznaczone na tej liście będą widoczne przy zaznaczaniu kraju przekroczenia granicy. Zalecamy aby zaznaczyć kraje docelowe delegacji oraz kraje pośrednie, przez które przejeżdża kierowca.

4. Numeracja delegacji
Każdy raport rozliczenia delegacji służbowej może mieć swój unikatowy numer. 
Wystarczy określić szablon numeracji w menu "Firmy - Delegacyjne". W szablonie numeracji musi znajdować się znak #, który odpowiada kolejnemu numerowi delegacji. 

5. Przypisanie firmy do kierowcy
Kierowcy, dla których mają być rozliczane delegacje, muszą zostać przyporządkowani do odpowiedniej firmy (menu "Kierowcy").

1.2. Uruchomienie modułu delegacji

W celu uruchomienia modułu delegacji w programie Tachospeed należy wybrać tab "Delegacje".

2. Widok delegacji

2.1 Edytor

W "Edytorze" można podejrzeć graficzną prezentację aktywności kierowcy oraz w łatwy sposób wstawić znaczniki przekroczeń granic czy też znaczniki rozpoczęcia/zakończenia delegacji. Wstawianie znaczników jest możliwe zarówno za pomocą menu ukrytego pod prawym przyciskiem myszy jak i korzystając z panelu bocznego. Dodatkowo dane na wykresie można przybliżać i oddalać korzystając z kombinacji klawisza "Control" oraz kółka przewijania na myszce (Scroll wheel).

2.2 Przebieg

"Przebieg" prezentuje listę przekroczeń granic wchodzących w skład delegacji lub jedynie wyznaczających trasę kierowcy. Przyciski znajdują się w lewym dolnym rogu ekranu.

2.3 Szczegóły 

"Szczegóły" to widok, na którym można podejrzeć rozliczenie delegacji lub zmienić je. 

2.4 Panel boczny - przybornik 

"Przybornik" Pozwala na wstawianie znaczników rozpoczęcia i zakończenia delegacji oraz znaczników przekroczeń granic. 

Legenda: 

domek - pozwala na otworzenie edytora firm

A  - znacznik rozpoczęcia delegacji. Kliknięcie w ten znacznik pozwala na zdefiniowanie miejsca rozpoczęcia delegacji. Przy okazji sprawia, iż znacznik zakończenia delegacji staje się aktywny.

: - znacznik przekroczenia granicy. Umożliwia zarówno zdefiniowanie państwa jak i miasta dla znacznika przekroczenia granicy. Przy czym miasto nie jest wymagane. Dodatkowo przed wstawieniem znacznika można wskazać dodatkowe informacje. 

B  - znacznik zakończenia delegacji. Kliknięcie w ten znacznik pozwala na zdefiniowanie miejsca zakończenia delegacji. Przy okazji sprawia, iż znacznik rozpoczęcia delegacji staje się aktywny.

kółeczka z flagami - pozwalają na wstawienie jednego z ostatnich używanych znaczników państw. Lista państw jest zależna od wskazanych państw w edytorze firm. Flagi można przenosić na wykres trzymając lewy przycisk myszy.

2.5 Panel boczny - przebieg delegacji

Przebieg delegacji zawiera informacje o przekroczeniach granic oraz o miejscu rozpoczęcia i zakończenia delegacji. Umożliwia wskazanie szczegółów dotyczących danego państwa. Dodatkowo pozwala na zablokowanie delegacji, gdy została poprawnie rozliczona lub odblokowanie do dalszej edycji. 

Legenda: 

Kłódeczka otwarta - delegacja w trakcie tworzenia/rozliczania.

Kłódeczka zamknięta - delegacja w pełni rozliczona i zapisana w bazie. Łącznie z informacjami związanymi z rozliczeniem delegacji.

Kółeczko z krzyżykiem - umożliwia usunięcie całej delegacji.

T - Tranzyt 

K - Kabotaż

D - Kraj docelowy

2.6 Przeliczanie delegacji 

Delegacje przeliczają się automatycznie po dokonaniu zmian na widoku delegacji. Zmiany dokonane w opcjach wymagają odświeżenia widoku, przy czym zmiany dokonane w opcjach dotyczą jedynie delegacji, które nie są zablokowane. 

Ponadto informacje o rozliczonych delegacjach oraz wstawionych znacznikach zostają zapisane w bazie,

3. Rozliczanie delegacji

W programie Tachospeed delegacje rozliczane są przy wykorzystaniu danych zaimportowanych z tachografów. W przypadku danych z wykresówek moduł delegacji pobiera dane dotyczące godzin przekroczenia granic. 
Rozpoczęcie rozliczania delegacji zaczynamy od wybrania kierowcy oraz okresu, z którego chcemy rozliczyć diety i ryczałty za noclegi, a następnie klikamy w "Odśwież". Można przyjąć okres tygodniowy, miesięczny oraz inne zakresy dat, jednakże najczęściej rozlicza się delegacje w okresie jednomiesięcznym. 

3.1. Przebieg delegacji

Po wciśnięciu przycisku "Odśwież" w zakładkach "Edytor" oraz "Przebieg" pojawiają się dane dotyczące poszczególnych etapów delegacji służbowych.

Wstawiamy datę rozpoczęcia i zakończenia delegacji korzystając ze znaczników A i B, które znajdują się w przyborniku w prawej części ekranu lub bezpośrednio na wykresie używając prawego przycisku myszy oraz wybierając "Dodaj rozpoczęcie / zakończenie delegacji". Gdy w edytorze firm wskazane są "miasta wyjazdu/przyjazdu" lub w "Ustawieniach programu" dla modułu analogowego wskazane jest domyślne miasto, w module delegacji prezentowane są one jako rozpoczęcie oraz zakończenie delegacji. 

Zaprezentowanie wyliczeń należności związanych z wykonanymi podróżami służbowymi następuje na zakładce "Szczegóły". Na widoku "Szczegóły" można zmieniać poszczególne opcje i wyliczenia. Pola z pomarańczowym tłem można edytować, jednakże najlepiej jest wcześniej ustawić prawidłowo opcje dla delegacji. 

Przed rozpoczęciem generowania wydruku, należy upewnić się, iż delegacja została zapisana i zablokowana. Następnie należy wcisnąć przycisk "Raport delegacji" (delegacje krajowe) lub "Odliczenie PIT/ZUS" dla delegacji zagranicznych (od 02.02.2022).

 3.2 Oznaczenie przekroczenia granicy

Przekroczenia granic wstawiamy korzystając z przybornika. Klikamy lewym przyciskiem myszy na daną flagę i przenosimy ją na wykres. Można skorzystać także z prawego przycisku myszy bezpośrednio na wykresie wybierając opcję "Dodaj przekroczenie granicy". Gdy w danym dniu następuje przekroczenie granicy, w programie Tachospeed:

• w zakładce "Edytor" wstawione są w odpowiednich miejscach znaczniki, 

• w zakładce "Przebieg" tworzone są wiersze odpowiadające poszczególnym przekroczeniom. Zakładki używamy jeśli chcemy tworzyć delegację w formie tekstowej.

Dane na obu zakładkach mogą być edytowane i zmieniane przez użytkownika programu. 

W przypadku rozliczania diet z zagranicznej podróży służbowej można oznaczyć opcję w "Moduł delegacji - Stawki - Domyślnie brak rachunku za noclegi". W takim przypadku zgodnie z rozporządzeniem dotyczącym rozliczania delegacji zagranicznych należy przyjąć 25% stawki ryczałtu noclegowego. Jednak istnieje możliwość określenie innego poziomu stawki ryczałtu noclegowego. W przeciwieństwie do delegacji zagranicznej, w przypadku delegacji krajowej przy braku rachunku za nocleg należy się 150% stawki diety (czyli 100% stawki ryczałtu noclegowego). 

W przypadku gdy pracodawca zapewnia nocleg i całodzienne wyżywienie, można zaznaczyć opcje "Zeruj diety zagraniczne" i/lub "Zeruj noclegi zagraniczne", które znajdują się w "Moduł delegacji - Zaawansowane". Dzięki temu moduł delegacji nie będzie naliczał należności za diety i ryczałty noclegowe. Wszelkie zmiany w rozliczaniu delegacji należy wcześniej potwierdzić aktualnie obowiązującymi przepisami.

3.2.1 Stawka dla kraju docelowego

Zgodnie z rozporządzeniem dotyczącym rozliczania podróży służbowych zagranicznych po przekroczeniu granicy kraju należy przyjąć stawkę kraju docelowego. W przypadku przewozów drogowych miejscem docelowym podróży służbowej jest miejsce rozładunku towaru lub dowozu pasażerów. Wystarczy wybrać kraje, wg których powinny rozliczyć się diety i ryczałty za noclegi. Opcje te dotyczą delegacji zagranicznych przed zmianami wprowadzonymi zgodnie z "Pakietem mobilności".

Zmiany kraju docelowego można również dokonać na zakładce "Przebieg" edytując ustawienia znacznika.

3.2.2 Stawki zagraniczne dla każdego kraju osobno

Rozliczając delegację zagraniczną można również przyjąć osobne stawki diet i ryczałtów za noclegi dla poszczególnych krajów, przez które dana podróż służbowa była wykonywana. Jeśli w całej delegacji nie zostanie wskazany żaden kraj docelowy, jest to równoznaczne z rozliczaniem każdego kraju po osobnej stawce. (Program działa analogicznie jak przy zaznaczeniu opcji "Stawki dla każdego kraju osobno" w starszych wersjach programu).

3.2.3 Kursy walutowe w module delegacji w programie Tachospeed

W przypadku rozliczania delegacji służbowej zagranicznej program Tachospeed automatycznie pobiera kursy walut potrzebnych do przeliczenia należności na PLN. Program pobiera stawki kursów walutowych z dnia roboczego poprzedzającego datę wystawienia raportu delegacji. Aby program automatycznie pobierał kursy walut komputer musi mieć aktywne połączenie z Internetem. W opcjach modułu diet na zakładce "Kursy walut" należy zaznaczyć 3 pierwsze pola. 

W przypadku braku połączenia z Internetem należy wstawić ręcznie kursy dla poszczególnych walut oraz zaznaczyć opcję "Użyj domyślnych kursów".

4. Załadunki i rozładunki

W module delegacji programu Tachospeed istnieje możliwość wprowadzania załadunków i rozładunków. Wprowadzenie tych znaczników jest konieczne w celu obliczenia płacy zagranicznej.

4.1. Wstawianie załadunków i rozładunków

Aby wstawić znaczniki załadunków i rozładunków klikamy prawy przycisk myszy i wybieramy "Dodaj załadunek/rozładunek".

Pojawi się okno, w którym ustalamy szczegółową godzinę załadunku i rozładunku.

Znaczniki można wstawić także korzystając z przybornika w prawej części ekranu. Klikamy na znaczniku i przenosimy go bezpośrednio na wykres.

4.2. Wstawianie załadunków i rozładunków z pliku .XLSX

Aby wstawić znaczniki załadunków i rozładunków z pliku .xlsx (Excel) klikamy na górze ekranu w przycisk "Import CMR (.xlsx)".

Następnie wskazujemy plik z uzupełnionymi przez nas załadunkami i rozładunkami. W pliku należy wskazać:

• imię i nazwisko kierowcy
• kolejną liczbę porządkową
• datę i godzinę załadunku i rozładunku
• kraj załadunku i rozładunku

Korzystamy tylko z pliku, który dostępny jest poniżej:

Przykładowy plik:

4.3. Wstawianie załadunków i rozładunków w widoku tekstowym CMR

Klikamy w przycisk CMR, który znajduje się w dolnej części okna delegacji.

Uzupełniamy szczegóły załadunku/rozładunku o odpowiednie daty, godziny oraz kraje. Aby wstawić kolejne załadunki/rozładunki korzystamy z niebieskiego plusa, natomiast aby usunąć wiersz klikamy w czerwony znak X. 

5. Ręczne tworzenie delegacji

W module delegacji programu Tachospeed istnieje możliwość ręcznego wprowadzania danych dotyczących poszczególnych dni podróży służbowej.

5.1. Tworzenie delegacji za pomocą znaczników z przybornika 

Tworzenie delegacji rozpoczynamy od wstawienia znaczników rozpoczęcia i zakończenia delegacji. 

1. Pobrać dane dla kierowcy, którego delegacje chcemy rozliczyć.
2. Sprawdzić czy znaczniki rozpoczęcia (A) oraz zakończenia (B) są zielone. Jeżeli nie, to kliknąć w jeden z nich.
3. Sprawdzić czy odpowiednio został zdefiniowany kraj i miasto rozpoczęcia delegacji.
4. Wstawić znacznik z literą A w miejscu rozpoczęcia delegacji.
5. Jeśli miejsce kończące delegacje jest widoczne, to przeciągnąć z przybornika zakończenie delegacji (literka B). W przeciwnym wypadku kliknąć na dwie kropeczki.

Wstawianie znaczników przekroczenia granic

1. Sprawdzić czy znacznik wstawiania granic jest niebieski. Jeśli nie to kliknąć w znacznik. 
2. Sprawdzić czy na liście państw mamy te kraje, które są niezbędne do rozliczenia delegacji (jeśli nie należy kliknąć w domek i dokonać edycji listy krajów).
3. Zaznaczyć dodatkowe informacje takie jak tranzyt, kabotaż, kraj docelowy - o ile jest to wymagane.
4. Wstawić przekroczenia granic. Można to zrobić na dwa sposoby:
   • przeciągając odpowiednią flagę lub
   • wskazując odpowiednie państwo (i miasto- o ile jest to niezbędne) na odpowiedniej liście. Następnie przeciągnąć znacznik przekroczenia granicy. 

Uwaga: Znaczniki przekroczenia granic można wstawiać niezależnie od tworzenia delegacji. 

5.2. Tworzenie delegacji za pomocą menu

Tworzenie delegacji 

1. Pobrać dane dla kierowcy, którego delegacje chcemy rozliczyć.
2. Kliknąć prawym przyciskiem myszy w miejscu, w którym powinien być wstawiony znacznik.
3. Z menu wybrać "Dodaj rozpoczęcie delegacji".
4. Sprawdzić czy odpowiednio został zdefiniowany kraj i miasto rozpoczęcia delegacji. Jeśli dane nie są poprawne - dokonać edycji.
5. Sprawdzić datę i godzinę rozpoczęcia delegacji. Jeśli dane nie są poprawne dokonać edycji. 
6. Kliknąć na "Dodaj" w celu wstawienia znacznika. 
7. Jeśli miejsce kończące delegacje jest widoczne, to kliknąć w to miejsce, w przeciwnym wypadku kliknąć w dowolnym miejscu prawym przyciskiem myszy. 
8. Z menu wybrać "Dodaj zakończenie delegacji".
9. Sprawdzić czy odpowiednio został zdefiniowany kraj i miasto zakończenia delegacji. Jeśli dane nie są poprawne - dokonać edycji.
10. Sprawdzić datę i godzinę zakończenia delegacji. Jeśli dane nie są poprawne dokonać edycji. 
11. Kliknąć na "Dodaj" w celu wstawienia znacznika.   

Wstawianie znaczników przekroczenia granic

1. Kliknąć prawym przyciskiem myszy w wykres.
2. Z menu wybrać "Dodaj przekroczenie granicy".
3. Sprawdzić czy na liście państw mamy te kraje, które są niezbędne do rozliczenia delegacji (jeśli nie należy kliknąć w domek i dokonać edycji listy krajów).
4. Wybrać kraj z listy.
5. Sprawdzić datę i godzinę przekroczenia granicy. Jeśli dane nie są poprawne dokonać edycji. 
6. Zaznaczyć dodatkowe informacje takie jak tranzyt, kabotaż, kraj docelowy - o ile jest to wymagane. 
   1. Jeśli mamy do stawienia więcej przekroczeń zaznaczyć checkbox "Nie zamykaj okna po dodaniu"
7. Wstawić przekroczenia granic. Można to zrobić na dwa sposoby:
   • przeciągając odpowiednią flagę lub
   • wskazując odpowiednie państwo (i miasto- o ile jest to niezbędne) na odpowiedniej liście. Następnie przeciągnąć znacznik przekroczenia granicy. 

Znaczniki przekroczenia granic można wstawiać niezależnie od tworzenia delegacji.

5.3. Tworzenie delegacji za pomocą widoku przebiegu delegacji

Nie trzeba wprowadzać wszystkich dni podróży służbowej. Wystarczą dni startu i końca delegacji oraz ewentualnie dzień z przekroczeniem granicy w delegacji zagranicznej. Można również wstawić same przekroczenia granic.

Tworzenie delegacji

1. Pobrać dane dla kierowcy, którego delegacje chcemy rozliczyć.
2. Kliknąć prawym przyciskiem myszy na zieloną strzałeczkę.
3. Sprawdzić czy odpowiednio został zdefiniowany kraj i miasto rozpoczęcia delegacji. Jeśli dane nie są poprawne - dokonać edycji.
4. Sprawdzić datę i godzinę rozpoczęcia delegacji. Jeśli dane nie są poprawne dokonać edycji. 
5. Sprawdzić czy odpowiednio został zdefiniowany kraj i miasto zakończenia delegacji. Jeśli dane nie są poprawne - dokonać edycji.
6. Sprawdzić datę i godzinę zakończenia delegacji. Jeśli dane nie są poprawne dokonać edycji. 

Wstawianie znaczników przekroczenia granic

1. Kliknąć prawym przyciskiem myszy .
2. Sprawdzić czy na liście państw mamy te kraje, które są niezbędne do rozliczenia delegacji (jeśli nie należy kliknąć w domek i dokonać edycji listy krajów).
3. Wybrać kraj z listy.
4. Sprawdzić datę i godzinę przekroczenia granicy. Jeśli dane nie są poprawne dokonać edycji. 
5. Zaznaczyć dodatkowe informacje takie jak tranzyt, kabotaż, kraj docelowy - o ile jest to wymagane.  

Znaczniki przekroczenia granic można wstawiać niezależnie od tworzenia delegacji. 

5.4. Uzupełnianie listy miast

Gdy chcemy uzupełnić listę miast, o miejscowość, której nie mamy na liście należy:

1. Wybrać kraj
2. Wpisać miasto w combobox'ie
3. Kliknąć na przycisk oznaczony znakiem "+"

6. Dokument rozliczenia delegacji

Wciśnięcie przycisku "Raport" pozwala na utworzenie raportu delegacji, w którym znajdują się wszystkie najważniejsze informacje o delegacji oraz jej rozliczeniu. Aby dokument był mniej lub bardziej szczegółowy wystarczy zaznaczyć odpowiednie opcje w "Ustawieniach programu - Moduł delegacji - Raport".
 

Jeśli okres czasu obejmuje wiele pojedynczych delegacji wtedy program wygeneruje kilka dokumentów. Raporty te widoczne są w górnej części ekranu - aby nawigować pomiędzy nimi klikamy na poszczególne raporty lub korzystamy ze strzałek. Można także skorzystać z drzewka raportu w prawej części ekranu, gdzie wchodzimy na poszczególne raporty klikając na nich lewym guzikiem myszy.

7. Eksport i import delegacji

Po naciśnięciu przycisku "Zapisz i zablokuj" delegacje zostaną zapisane do bazy i będą one zawsze dostępne dla tego kierowcy. Dodatkowo zapisane delegacje będą także dostępne w module "Ewidencji".

Utworzone na wcześniejszych wersjach programu pliki delegacji nadal można zaimportować, aby odtworzyć archiwalne delegacje . 

8. Systemy telematyczne

W programie dostępny jest import przekroczeń granic z systemów telematycznych.

Wybieramy z listy nasz system telematyczny, a następnie wskazujemy kierowcę oraz pojazd dla którego importujemy przekroczenia granic. Kolejno wczytujemy plik jaki pobraliśmy z naszego systemu telematycznego, wybieramy przekroczenia granic jakie chcemy zaimportować i klikamy w przycisk "Zapisz".

9. Zestawienie opcji delegacji

Opcje ewidencji zostały szczegółowo omówione w rozdziale 11 Moduł delegacji