1. Jak utworzyć kopię bazy danych?
Aby wykonać kopię bazy danych należy wyłączyć Tachospeed, a następnie wejść do katalogu programu "C:\Pliki Programów (x86 ) \ Infolab \ Tachospeed \ Baza" i znaleźć tam plik o nazwie "TACHOSPEED.FDB". Plik ten należy skopiować, najlepiej na zewnętrzny nośnik pamięci (np. pendrive).
W przypadku wersji MAX mamy możliwość utworzenia wielu baz danych oraz wyboru ich lokalizacji na dysku. Aby zarchiwizować bazy w wersji MAX należy skopiować wszystkie pliki z rozszerzeniem FDB, za wyjątkiem pliku "PUSTA.FDB"
Zalecamy wykonywanie kopii bazy danych przynajmniej raz w tygodniu, a także przed przeinstalowaniem programu lub aktualizacją.
2. Brak danych w ewidencji
Należy sprawdzić czy w "Opcjach" w oknie ewidencji w zakładce "Moduł ewidencji - Zaawansowane - Odbiory" zaznaczone jest "Rozlicz ewidencję tylko dla wybranej firmy". Jeśli tak to należy ją wyłączyć.
Można również sprawdzić czy w menu "Kierowcy - Rozliczeniowe" jest wpisany poprawny okres zatrudnienia kierowcy.
Inną przyczyną braku danych może być sytuacja, w której zaimportowano plik cyfrowy kierowcy jednak nie dodano pojazdu, którym kierowca się poruszał.
3. Zmiana nr karty kierowcy na nową
Kierowca otrzymuje nową kartę kierowcy po zakończeniu okresu ważności starej karty. Numer nowej karty różni się od numeru starej, dlatego przy imporcie pliku cyfrowego program Tachospeed tworzy nowego kierowcę o tym samym imieniu i nazwisku, ale z gwiazdką (*). Aby połączyć dane kierowcy z obu kart należy:
- w menu "Kierowcy" wybrać kierowcę z gwiazdką oraz przejść do zakładki „Karta kierowcy”
- należy kliknąć prawym przyciskiem myszy na numerze karty kierowcy, wybieramy „Przenieś do innego kierowcy”.
- wybieramy z listy kierowcę o tym samym imieniu i nazwisku, ale bez gwiazdki*
- klikamy w "Zatwierdź"
- po poprawnym przeniesieniu danych można usunąć kierowcę z gwiazdką* korzystając z przycisku "Usuń"
4. Jak rozliczyć pensję minimalną w krajach UE?
Rozliczenie pensji minimalnej zostało szczegółowo omówione w rozdziale 3 Rozliczenie pensji minimalnej.
5. Okno ewidencji nie pokazuje wszystkich kolumn
Aby zobaczyć wszystkie kolumny w oknie ewidencji musimy zaznaczyć opcję w „Zarządzanie - Ustawienia - Ustawienia programu - Moduł ewidencji - Wygląd - Wszystkie kolumny widoczne"
6. Jak zmienić stary pojazd na nowy?
Aby zmienić stary pojazd na nowy wystarczy przejść do zakładki "Pojazdy", usunąć stary nr rejestracyjny samochodu i wprowadzić nowy. Polecamy również zapisać informację o takiej operacji w oknie "Uwagi", np. do dnia 01.01.2010 obowiązywał nr rejestracyjny ABC12345, a od dnia 02.01.2010 obowiązuje nr rejestracyjny XYZ54321.
7. Program zaczął wolniej działać na komputerze
To znak że program trzyma za dużo starych raportów. Wystarczy wyświetlić w zakładce "Raporty" → "Raporty" wszystkie raporty i usunąć te najstarsze (klikamy na dacie prawym guzikiem myszy - "Usuń"). Polecamy także zaznaczyć funkcję "Automatyczne usuwanie drzewek raportów" w zakładce "Zarządzanie - Ustawienia - Ustawienia programu - Raporty" i wpisać (najlepiej) wartość pomiędzy 1 a 50. Raporty powyżej wprowadzonej wartości będą automatycznie usuwane.
Dodatkowo jeśli posiadamy bardzo dużą bazę danych (kilka GB) to możemy w menu "Tarcze" skorzystać z opcji "Usuwanie tarczek starszych niż". Podobnie w menu "Dane cyfrowe" wybieramy "Usuwanie danych cyfrowych starszych niż".
8. Kierowca na tachografie źle zaznaczył odpoczynek (np. jako praca inna)
Aby zmienić błędnie zaznaczoną aktywność korzystamy z edytora (rozdział 11 - Widok interaktywny).
9. Symbole używane w Tachospeed:
9.1 Widok kalendarza
- dane pobrane z karty
- dane pobrane z tachografu
- dane wczytane z wykresówek
- błąd (dane cyfrowe)
- zdarzenie (dane cyfrowe)
9.2 Widok cyfrowy
F - błąd (Fault)
E - zdarzenie (Event)
9.3 Raporty kontrolne
? - brak zarejestrowanych aktywności ( okres nieznany)
- włożenie i wyjęcie karty
- nad wykresem: jazda poza zakresem (opcja OUT)
- nad wykresem: dzienny okres jazdy zakończony przeprawą promowo-kolejową
1x24, 2x24 - okresy 24 godzinne występujące miedzy odpoczynkami tygodniowymi
9 (1x9) - oznacznie skróconego odpoczynku dziennego
3+9 - odpoczynek dzielony
- znaczniki promu/kolei
M - wpis manualny
! - jazda bez włożonej karty
- jazda w załodze (dzienny okres prowadzenia)
9.4 Raporty ewidencyjne
- praca
- dyżur 50%
- dyżur 100%
- przerwa
- okres nieewidencjonowany
UNŻ - urlop na żądanie
UO - urlop okolicznościowy
UM - urlop macierzyński
UWC - urlop wychowawczy
OND - opieka nad dzieckiem
UOJ- urlop ojcowski
UB - urlop bezpłatny
NU - nieobecność usprawiedliwiona
NN - nieobecność nieusprawiedliwiona
N - niezatrudniony
BA - brak aktywności
CH80% - chorobowe 80%
CH70% - chorobowe 70%
CH100% - chorobowe 100%
10. Obliczanie składników wynagrodzenia dla 3-miesięcznego okresu rozliczeniowego
w menu „Zarządzanie - Ustawienia - Ustawienia programu - Moduł ewidencji - Podstawowe-rozliczenie - Po pobraniu danych" wybieramy "nie zmieniaj"
w menu „Zarządzanie - Ustawienia - Ustawienia programu - Moduł ewidencji - Zaawansowane - Odbiory" odznaczamy "Odbiór automatyczny"
- zapisujemy opcje i zamykamy
- ustawiamy w Ewidencji "Okres rozliczeniowy" - 3 miesiące
- pobieramy dane w Ewidencji dla pełnego okresu rozliczeniowego
- klikamy w "Kalkulator płac"
- potwierdzamy checkbox z zaznaczonym pierwszym miesiącem w danym okresie rozliczeniowym
- w oknie "Kalkulatora płac" klikamy w "Zapisz", następnie generujemy raport i zamykamy okno
- ponownie klikamy w "Kalkulator płac"
- potwierdzamy checkbox z drugim miesiącem w danym okresie rozliczeniowym
- w oknie "Kalkulatora płac" klikamy w "Zapisz", następnie generujemy raport i zamykamy okno
w menu „Zarządzanie - Ustawienia - Ustawienia programu - Moduł ewidencji - Podstawowe-rozliczenie - Po pobraniu danych" Zamieniaj dni wolne z pracą na dni robocze bez pracy"
w menu „Zarządzanie - Ustawienia - Ustawienia programu - Moduł ewidencji - Zaawansowane - Odbiory" zaznaczamy "Odbiór automatyczny"
- pobieramy dane w Ewidencji dla pełnego okresu rozliczeniowego
- ponownie klikamy w "Kalkulator płac"
- tym razem zaznaczamy checkbox z trzecim miesiącem (program automatycznie zaznaczy pełny okres rozliczeniowy)
- w oknie "Kalkulatora płac" klikamy w "Zapisz", następnie generujemy raport
- jeśli kierowca ma wypłacane wynagrodzenie w formie ryczałtów to generujemy raport rozliczenia ryczałtów korzystając z przycisku "Rozliczenie ryczałtów"
11. Pakiet mobilności - Tachospeed
Aby program poprawnie rozpoznawał wyjątki związane z czasem jazdy i odpoczynkami, które zostały wprowadzone wraz z "Pakietem mobilności" należy:
- w menu "Firmy" w polu "Kraj" wprowadzamy Polska
- w menu "Pojazdy" w polu "Firma" wybieramy powyższą firmę
w menu "Kierowcy - Ogólne" w polu "Firmy" wybieramy powyższą firmę, w polu "Stały adres zamieszkania" wpisujemy Polska, w polu "Kraj zamieszkania" także wpisujemy Polska, w polu "Kraj wydania karty" wpisujemy PL
Kraj Polska zastępujemy innym krajem jeśli kierowca lub firma znajdują się w innym państwie.
12. Import pliku cyfrowego
Od wersji programu 3.06 został zmieniony import pliku cyfrowego - szczegółowy opis dostępny jest w rozdziale 1 Menu - Widok cyfrowy
13. Import załadunków i rozładunków z pliku .XLSX (Excel) w module delegacji - wzór pliku.
Korzystamy tylko z pliku, który dostępny jest poniżej:
Przykładowy plik: