1. Uruchomienie modułu ewidencji
Uruchomienie modułu ewidencji jest możliwe poprzez:
1. Poprzez przycisk "Ewidencja czasu pracy" lub wybranie w menu "Raporty - Rozliczanie czasu pracy kierowców - Ewidencja czasu pracy kierowcy"
2. Okno ewidencji
Główne okno modułu ewidencji można podzielić na trzy części:
2. Środkowa - czyli siatka, na którą nanoszone zostają dane po pobraniu ich z bazy i dokonaniu rozliczenia, zwana dalej siatką rozliczeniową ;
3. Dolna - zawiera kontrolki odpowiedzialne za ustawienie automatycznych odbiorów i ich kolejności, jak również przyciski do zapisu/odczytu sporządzonej wcześniej ewidencji. Znajduje się tu także przycisk służący do wyświetlenia podsumowania.
2.1 Pobranie danych z bazy
Pobranie danych z bazy jest możliwe dzięki przyciskowi "Pobierz dane". Pozwala on na sczytanie wprowadzonych wcześniej informacji o czynnościach wybranego kierowcy (wprowadzonych ręcznie bądź z tarczek lub plików cyfrowych) za odpowiedni okres rozliczeniowy, oraz przeanalizowanie ich wedle wprowadzonych ustawień w opcjach ewidencji. Okno po wczytaniu odpowiednich danych:
2.2 Aktywny kierowca
Wybór aktywnego kierowcy jest możliwy poprzez wybranie odpowiedniej pozycji z listy kierowców. Na liście są widoczni tylko ci kierowcy, którzy nie są oznaczeni jako nieaktywni. Obok każdego z kierowców zaznaczony jest zakres dat, dla którego ma on zapisane aktywności w bazie danych.
2.3 System pracy
W programie Tachospeed możliwe jest rozliczanie kierowców w następujących systemach pracy:
W przypadku systemu równoważnego możliwe jest określenie maksymalnego wymiaru pracy od 9 do 12 godzin w zależności od rodzaju wykonywanego przewozu. Ustawienie maksymalnego wymiaru dla systemu równoważnego możliwe jest w "Opcjach" ewidencji.
2.4 System pracy
Można również wybrać opcję dotyczącą etatu, w którym dany kierowca został zatrudniony. Dostępne jest także procentowe pomniejszenie etatu.
Jeżeli został wybrany niepełny etat możliwe jest określenie granicy godzin nadliczbowych, wynikających z podpisanej umowy o pracę.
2.5 Okres rozliczeniowy i dzień wolny
W module ewidencyjnym programu Tachospeed możliwe jest wybranie okresu rozliczeniowego między 1 tygodniem a 12 miesiącami. Ustawa o czasie pracy kierowców ogranicza te okresy maksymalnie do 4 miesięcy.
Jako dzień wolny od pracy można określić wszystkie dni tygodnia oprócz niedzieli.
Najczęściej spotykanym dniem wolnym od pracy jest sobota, jednakże w każdym tygodniu możliwe jest określenie innego wolnego dnia od pracy. Program może elastycznie ustalać wolny dzień od pracy. Funkcjonalność tę można włączyć w oknie "Opcje" ewidencji w zakładce "Podstawowe - Po pobraniu danych - Zamieniaj dni wolne z pracą na dni robocze bez pracy ".
Uwaga: Aby wprowadzone zmiany dotyczące systemu pracy, etatu, okresu rozliczeniowego oraz dnia wolnego zostały zapisane należy użyć przycisku "Zapisz zmiany". W celu przypomnienia o tym użytkownikowi po wprowadzeniu jakichkolwiek zmian przycisk ten zostaje otoczony niebieską ramką.
2.6 Zmiana zakresu danych
Zmiana zakresu danych jest możliwa w oknie wyboru daty. Koniec zakresu jest automatycznie ustalany przez program wg ustawień okresu rozliczeniowego.
2.7 Siatka rozliczeniowa
W siatce rozliczeniowej można znaleźć szczegółowe czasowe informacje o aktywnościach pracownika. Prezentuje ona informacje dotyczące dób pracowniczych, rodzaj tych dób, zaplanowanego wymiaru, ilości czasu pracy, dyżurów, godzin nadliczbowych, informacje dotyczące dokonanych odbiorów oraz wstawionych dni urlopu, chorobowego i innych nieobecności.
Przy wyższej rozdzielczości ekranu może pojawić się większa liczba kolumn. Aby na mniejszych monitorach wyświetlić wszystkie kolumny, należy wejść do "Opcje - Wygląd i raport", a następnie zaznaczyć "Wszystkie kolumny widoczne". W celu ułatwienia sobie pracy na programie, zalecane jest wyłączenie tej opcji.
2.7.1 Doba pracownicza
W kolumnie "Doba pracownicza / data" znajduje się kolejna data doby pracowniczej. Nie jest to doba kalendarzowa. Jeśli data oznaczona jest na zielono, oznacza to dzień wolny od pracy – najczęściej będzie to sobota. Jeśli data jest oznaczona kolorem czerwonym, jest to dzień świąteczny lub niedziela.
W kolumnie "Doba pracownicza / rodzaj" znajduje się oznaczenie rodzaju doby pracowniczej. W tej kolumnie możliwe są oznaczenia:
– dzień wolny od pracy (tło zielone)
– niedziela (tło czerwone)
– dzień świąteczny (tło czerwone)
– niedziela, w którą przypada święto (tło czerwone)
– dzień roboczy (tło białe lub szare)
– odbiór niedzieli (tło białe lub szare) – czyli dzień, w którym udzielono rekompensaty za pracę w okresie niedzielno-świątecznym
Możliwa jest ręczna zamiana dnia wolnego od pracy, poprzez przeciągnięcie zielonego prostokąta z literą "W" na inny dzień roboczy.
Jeśli chcemy, aby na ewidencji dniem wolnym od pracy zawsze była sobota, wystarczy wybrać sobotę w polu "Dzień wolny".
W kolumnie "Doba pracownicza / plan" znajduje się zaplanowany wymiar (norma) czasu pracy w danej dobie pracowniczej. W zależności od wybranego systemu czasu pracy, pojawia się zaplanowany wymiar pracy. Program Tachospeed dostosowuje wymiar czasu pracy do faktycznego czasu pracy w danej dobie.
W przypadku dób świątecznych i dni wolnych pojawia się norma 0/8, co oznacza, że zaplanowano 0 godzin, jednakże nadgodziny dobowe liczone są od 8-ej godziny. Reszta godzin, tzn. między 0 a 8, będzie rozliczana jako nadgodziny średniotygodniowe.
W kolumnie "Doba pracownicza / start" ukazany jest start pracy w danej dobie. Start pracy wyznaczany jest przez program po dziennym okresie odpoczynku. Jednakże nie zawsze start doby pracowniczej pokrywa się ze startem dziennego okresu prowadzenia.
Poszczególne dni w ewidencji czasu pracy to nie doby kalendarzowe. Aktywności pracownika, a ściślej mówiąc praca i dyżury, są prezentowane i wyliczane w przedziałach dób pracowniczych.
Doba pracownicza – kolejne 24 godziny od rozpoczęcia pracy.
Przykładowo, jeśli kierowca rozpoczyna pracę w poniedziałek o godzinie 07:18, to doba pracownicza we wtorek trwa do 07:18 następnego dnia. Wszystkie aktywności pomiędzy 07:18 a 07:18 następnego dnia są rozliczane w dobie pracowniczej poniedziałkowej.
Doba pracownicza wtorkowa rozpoczyna się o 05:00. Jednakże poprzednia doba rozpoczyna się o godzinie 07:18 i jej rozliczenie kończy się o 07:18 we wtorek. Z tego względu czas między 05:00 a 07:18 we wtorek nie jest rozliczany w dobie wtorkowej. Czas między 05:00 a 07:18 jest zaliczony do doby poniedziałkowej, a w dobie wtorkowej okres między 05:00 a 07:18 nie jest ewidencjonowany, aby uniknąć podwójnego rozliczenia tych samych godzin pracy i dyżuru. Szczegóły tego rozliczenia można podejrzeć na raporcie "Szczegóły rozliczenia": 
Ze względu na moment rozpoczęcia poprzedniej doby, możliwa jest również taka sytuacja, że wszystkie aktywności z danej doby kalendarzowej lub z danej wykresówki są zaliczane do poprzedniej doby pracowniczej. W takie sytuacji w tym dniu będzie zarejestrowany brak danych.
Przykładowo kierowca rozpoczyna pracę w poniedziałek o godzinie 20:00. Następnego dnia rozpoczyna pracę o 12:00 i kończy ją jeszcze przed godziną 20:00. W takim wypadku doba pracownicza wtorkowa rozpoczyna się o godzinie 20:00 i trwa do 20:00 w środę. Jeśli w tym okresie nie ma żadnych aktywności, to doba wtorkowa będzie dniem wolnym.
2.7.2 Rozliczenie
W kolumnie "Rozliczenie / start" oraz "Rozliczenie / stop" występuje okres, który jest brany pod uwagę przy sumowaniu czasu pracy, dyżurów i godzin nadliczbowych w danej dobie pracowniczej. W przypadku, gdy start doby pracowniczej i start rozliczenia jest różny, oznacza to, że mamy do czynienia z nałożeniem się dób pracowniczych – inaczej mówiąc kierowca dwukrotnie rozpoczyna pracę w danej dobie 24-godzinnej. Nie jest to wykroczeniem w przypadku, gdy zachowane są odpowiednie odpoczynki dobowe.
W przypadku nałożenia się dwóch dób koniec rozliczenia jest równo 24 godziny po starcie doby pracowniczej.
2.7.3 Praca
W kolumnie "Praca / suma" zsumowany jest realny czas pracy kierowcy zliczony z poszczególnych aktywności tachografu.
Czas pracy jest zliczany według ustawień filtra w "Opcjach" ewidencji na zakładce "Moduł ewidencji - Zaawansowane - rozliczenie - Polska".
Do czasu pracy kierowcy zaliczane są okresy jazdy, pracy innej oraz według ustawień filtra okresy postoju trwające od 0:01 do 0:14. Ustawienia dotyczące zaliczania poszczególnych postojów do pracy są możliwe do zmiany.
Pozostały czas, tzn. poza porą nocną, zarejestrowany jest w kolumnie "Praca / w tym / dzień" i określa pracę w porze dziennej.
Porę nocną można określić w "Opcjach" ewidencji na zakładce "Podstawowe".
W kolumnie "Praca / w tym / +" zarejestrowany jest czas pracy ręcznie dodany w programie. Jest to czas pracy, który nie wynika bezpośrednio z aktywności z tachografu.
Czas pracy na warsztacie, na magazynie lub czas pracy innej, nie wynikający z zapisów z tachografu, można dodać klikając na odpowiedni dzień prawym przyciskiem myszy i wybrać odpowiednią opcję z listy czynności.
Innym sposobem jest użycie w programie zakładki "Czynności / Przeglądanie i edycja".
2.7.4 Przestój
W kolumnie oznaczonej literą "P" obliczany jest czas przestoju zwany również postojowym. Czas przestoju występuje w dobach, w których realny czas pracy jest mniejszy, niż zaplanowany wymiar czasu pracy.
Czas przestoju obliczany jest jako różnica między wymiarem czasu pracy, a realnym czasem pracy.
Wartość przestoju jest jednak pomniejszana o ilość czasu wolnego udzielonego w zamian za przepracowane godziny nadliczbowe, dyżury lub pracę w niedziele i święta.
2.7.5 Inne
Do czasu pracy zaliczane są 15-minutowe przerwy przysługujące w dobie, w której kierowca pracuje więcej niż 6 godzin. Okresy przerw śniadaniowych są wyróżnione w kolumnie "Inne / pś". 
Czas przerw śniadaniowych jest już wliczony do sumy czasu pracy wykazanej w kolumnie "Praca / suma".
W przypadku pracowników zatrudnionych na niepełny etat możliwe jest określenie granicy godzin nadliczbowych.
Przykładowo, jeśli kierowca zatrudniony jest na ½ etatu, wtedy możliwe jest określenie granicy godzin nadliczbowych na poziomie 4, 5, 6, 7 oraz 8 godzin. Jeśli granicę godzin nadliczbowych określi się na poziomie 6 godzin, to w przypadku pracy w danym dniu, wynoszącym 10 godzin, praca powyżej 4 do 6 godzin jest zaliczana do pracy ponadwymiarowej w kolumnie "Inne / pw". W podanym przykładzie kierowcy należy wyliczyć 4 godziny nadliczbowe, tj. powyżej granicy 6 godzin.
W kolumnie "Inne/ nś" zliczany jest czas pracy w okresie niedzielno-świątecznym.
Zgodnie z przepisami niedziela liczona jest pomiędzy 6:00 w niedzielę a 6:00 w poniedziałek. W ten sam sposób identyfikowana jest praca w dniu świątecznym. Możliwa jest zmiana tego zakresu w "Opcjach" ewidencji na zakładce "Podstawowe - Początek doby niedzielno-świątecznej".
2.7.6 Nadliczbowe
W przypadku przekroczenia 8 godzin dziennie lub w przypadku przekroczenia przedłużonego wymiaru czasu pracy w systemie równoważnym, mamy do czynienia z pracą w godzinach nadliczbowych. Za pracę wykonaną w godzinach nadliczbowych należy się podstawowe wynagrodzenie plus dodatek w wysokości:
1) 100% wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w nocy, w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.
2) 50% wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w każdym innym dniu, niż określony w pkt. 1.
Godziny nadliczbowe z dodatkiem 50% przedstawione są w kolumnie "Nadliczbowe / N50", a z dodatkiem 100% w kolumnie "Nadliczbowe / N100". 
Dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia przysługuje także za każdą godzinę pracy nadliczbowej z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, chyba że przekroczenie tej normy nastąpiło w wyniku pracy w godzinach nadliczbowych, za które pracownikowi przysługuje prawo do dodatku w wysokości określonej powyżej.
Godziny nadliczbowe średniookresowe są obliczane na końcu okresu rozliczeniowego i są prezentowane w "Podsumowaniu" ewidencji.
2.7.6.1 Nadliczbowe średniotygodniowe - metoda PIP
Godziny nadliczbowe średniookresowe wynikają z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy, tj. średnio 40 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym.
NADGODZINY ŚREDNIOOKRESOWE = czas pracy z przestojem (przed odbiorem) minus norma (skorygowana), minus godziny nadliczbowe dobowe (przed odbiorem)
2.7.6.2 Nadliczbowe średniotygodniowe - metoda MPIPS
NADGODZINY ŚREDNIOOKRESOWE = ilość tygodni * średnia pracy na tydzień minus norma (skorygowana)
2.7.7 Dyżury
W przypadku kierowców nieodzownym elementem rozliczenia czasu pracy jest naliczanie dyżurów. Wynikają one z zapisów "Ustawy o czasie pracy kierowców". W przypadku wystąpienia dyżuru należy się jedynie dodatek w wysokości:
- 50% stawki godzinowej – w przypadku dyżuru wynikającego z dodatkowej przerwy 15-minutowej po 6 godzinach pracy oraz 30-minutowej po 9 godzinach pracy.
- 50% stawki godzinowej – w przypadku gotowości drugiego kierowcy z załogi kilkuosobowej, który siedzi na siedzeniu pasażera.
- 100% stawki godzinowej – w przypadku przerw w prowadzeniu wynikających z wymogów stawianych kierowcom w Rozporządzeniu 561/2006 lub AETR.
Dyżur 50% wyliczany jest w kolumnie "Dyżury / D50", dyżur 100% jest prezentowanyw kolumnie "Dyżury / D100". 
W kolumnie "Inne / dd" pokazywane są przerwy dyżurowe 50% w przypadku przekroczenia 6 oraz 9 godzin pracy w danej dobie pracowniczej.
2.8 Odbiór nadgodzin i dyżurów
Opcje dotyczące odbioru nadgodzin i dyżurów są widoczne poniżej siatki rozliczeniowej.
Program Tachospeed wyposażony jest w możliwość automatycznej rekompensaty czasem wolnym przepracowanych godzin nadliczbowych, dyżurów oraz pracy w niedziele i święta. Aby uaktywnić to narzędzie, należy zaznaczyć opcję "Automatyczny odbiór", która znajduje się pod siatką rozliczeniową.
Odbiór godzin nadliczbowych może nastąpić w proporcji 1 do 1-nego lub 1 do 1½. Aby program dokonywał odbioru w proporcji 1 do 1½, tzn. 3 godziny wolnego za 2 godziny nadliczbowe, to należy zaznaczyć poniższą opcję:
Nie można zrekompensować przepracowanych godzin nadliczbowych w proporcji 1 do 1-nego bez pisemnego wniosku pracownika. Te wnioski są generowane przez program Tachospeed i są dołączane każdorazowo do ewidencji.
Zaznaczenie i wybranie odpowiedniej daty w polu obok Odbiór 1:1,5 pozwala na brak odbioru w dniach od zaznaczonej daty. Odbiór dyżurów zawsze jest dokonywany w proporcji 1 do 1-nego.
Możliwe jest również ustalenie, które dodatki powinny być rekompensowane i w jakiej kolejności. Aby ustalić priorytet odbioru, wystarczy kliknąć w przyciski 1, 2, 3, 4, 5 obok poszczególnych dodatków.
W przypadku dokonania przez program automatycznych odbiorów w kolumnie "Do rozliczenia" w poszczególnych pod kolumnach "N50, N100, D50, D100" oraz "nś" znajdują się informacje o ilości dodatków pozostałych po rekompensatach dokonanych przez program.
Do każdej ewidencji generowane są automatycznie wnioski o rekompensatę czasem wolnym. Wystarczy w "Opcjach", na zakładce "Wygląd i raport", zaznaczyć opcje "Wniosek o udzielenie czasu wolnego"... oraz "Informacja o udzielonych wolnych dniach"
W programie Tachospeed możliwe jest manualne udzielanie czasu wolnego za przepracowane nadgodziny, dyżury i pracę w okresie niedzielno-świątecznym.
Aby dokonać ręcznego odbioru, należy przeciągnąć odpowiednie "prostokąty / rekordy" z kolumny "Do rozliczenia" na kolumnę "Odbiór / z".
Po dokonaniu ręcznych odbiorów możliwe jest włączenie mechanizmu automatycznego odbioru, poprzez wciśnięcie przycisku "Odbierz".
W takim wypadku ręcznie dokonane odbiory zostaną zachowane, a wszystkie pozostałe zostaną przydzielone przez program.
Rekompensując pracę w okresie niedzielno-świątecznym, niezależnie od wymiaru pracy w tej dobie, należy się cały dzień wolny. W "Opcjach" ewidencji można zablokować odbiór w dobach, które z racji nachodzących dób pracowniczych mają mniej, niż 24 godziny.
3. Podsumowanie
Aby mieć możliwość szybkiego podglądu sumarycznych i średnich wartości z okresu rozliczeniowego można uruchomić podsumowanie, wciskając przycisk "Podsumowanie".
Ponowne wciśnięcie tego przycisku spowoduje ponowne schowanie "Podsumowania".
3.1 Zakładka Podsumowanie
W tej zakładce można zobaczyć wyliczone dla danej ewidencji sumaryczne czasy pracy i przestoju. Można także się zapoznać z rozliczeniami dokonanymi przez program.
3.2 Zakładka Szczegóły
4. Ewidencja czasu pracy i wniosek o udzielenie czasu wolnego
Dokument ten jest generowany po wciśnięciu przycisku "Wydruk ewidencji" w górnej części okna ewidencji.
Podstawowa wersja tego dokumentu składa się z dwóch stron:
- siatki rocznej
- podsumowania
Dodatkowo, przy zaznaczeniu w "Opcje/ Wygląd i raporty" opcji "Wniosek o udzielenie czasu wolnego…" do raportu zostanie dołączony odpowiedni wniosek.
5. Szczegóły rozliczenia
Dokument ten jest generowany po wciśnięciu przycisku "Szczegóły rozliczenia" w górnej części okna ewidencji. Pozwala on na wydruk szczegółowych informacji dotyczących każdego dnia, w którym kierowca miał przypisaną aktywność.
6. Ewidencja zbiorcza
Uruchomienie ewidencji zbiorczej w programie Tachospeed jest możliwe poprzez wybranie w menu "Raporty / Rozliczanie czasu pracy kierowców / Zbiorcza ewidencja czasu pracy" (rozdział 2 Zbiorcza ewidencja czasu pracy)
Pozwala ona na szybkie wygenerowanie raportów ewidencyjnych, zmianę informacji o odbiorach/okresie rozliczeniowym/systemie pracy oraz na eksport danych dla wielu kierowców w wybranym okresie rozliczeniowym.
Obsługa tej zakładki jest analogiczna do obsługi okna ewidencji indywidualnej.
7. Płace
