Table of Contents style none
1. Uruchomienie modułu ewidencji
Uruchomienie modułu ewidencji jest możliwe poprzez:
...
Uwaga: Położenie przycisków i opcji może się zmieniać w zależności od rozdzielczości ekranu oraz ustawienia widoku ekranu (pełny ekran bądź okno).
2. Okno ewidencji
Główne okno modułu ewidencji można podzielić na trzy części:
...
3. Dolna (żółta ramka) zawiera kontrolki odpowiedzialne za ustawienie automatycznych odbiorów i ich kolejności, jak również przyciski do zapisu/odczytu sporządzonej wcześniej ewidencji. Znajduje się tu także przycisk służący do wyświetlenia podsumowania.
2.1 Pobranie danych z bazy
Pobranie danych z bazy jest możliwe dzięki przyciskowi "Pobierz dane". 
Pozwala on na sczytanie wprowadzonych wcześniej informacji o czynnościach wybranego kierowcy (wprowadzonych ręcznie bądź z tarczek lub plików cyfrowych) za odpowiedni okres rozliczeniowy, oraz przeanalizowanie ich wedle wprowadzonych ustawień w opcjach ewidencji. Okno po wczytaniu odpowiednich danych:
2.2 Aktywny kierowca
Wybór aktywnego kierowcy jest możliwy poprzez wybranie odpowiedniej pozycji z listy kierowców. Na liście są widoczni tylko ci kierowcy, którzy nie są oznaczeni jako nieaktywni. Obok każdego z kierowców zaznaczony jest zakres dat, dla którego ma on zapisane aktywności w bazie danych.
2.3 System pracy
W programie Tachospeed możliwe jest rozliczanie kierowców w następujących systemach pracy:
...
Jeżeli został wybrany niepełny etat możliwe jest określenie granicy godzin nadliczbowych, wynikających z podpisanej umowy o pracę.
2.4 Okres rozliczeniowy i dzień wolny
W module ewidencyjnym programu Tachospeed możliwe jest wybranie okresu rozliczeniowego między 1 tygodniem a 12 miesiącami. Ustawa o czasie pracy kierowców ogranicza te okresy maksymalnie do 4 miesięcy.
...
Uwaga: Aby wprowadzone zmiany dotyczące systemu pracy, etatu, okresu rozliczeniowego oraz dnia wolnego zostały zapisane należy użyć przycisku "Zapisz zmiany". W celu przypomnienia o tym użytkownikowi po wprowadzeniu jakichkolwiek zmian przycisk ten zostaje otoczony niebieską ramką.
2.5 Zmiana zakresu danych
Zmiana zakresu danych jest możliwa w oknie wyboru daty. Koniec zakresu jest automatycznie ustalany przez program wg ustawień okresu rozliczeniowego.
2.6 Siatka rozliczeniowa
W siatce rozliczeniowej można znaleźć szczegółowe czasowe informacje o aktywnościach pracownika. Prezentuje ona informacje dotyczące dób pracowniczych, rodzaj tych dób, zaplanowanego wymiaru, ilości czasu pracy, dyżurów, godzin nadliczbowych, informacje dotyczące dokonanych odbiorów oraz wstawionych dni urlopu, chorobowego i innych nieobecności.
Przy wyższej rozdzielczości ekranu może pojawić się większa liczba kolumn. Aby na mniejszych monitorach wyświetlić wszystkie kolumny, należy wejść do "Opcje - Wygląd i raport", a następnie zaznaczyć "Wszystkie kolumny widoczne". W celu ułatwienia sobie pracy na programie, zalecane jest wyłączenie tej opcji.
2.6.1 Doba pracownicza
W kolumnie "Doba pracownicza / data" znajduje się kolejna data doby pracowniczej. Nie jest to doba kalendarzowa. Jeśli data oznaczona jest na zielono, oznacza to dzień wolny od pracy – najczęściej będzie to sobota. Jeśli data jest oznaczona kolorem czerwonym, jest to dzień świąteczny lub niedziela.
...
Ze względu na moment rozpoczęcia poprzedniej doby, możliwa jest również taka sytuacja, że wszystkie aktywności z danej doby kalendarzowej lub z danej wykresówki są zaliczane do poprzedniej doby pracowniczej. W takie sytuacji w tym dniu będzie zarejestrowany brak danych.
Przykładowo kierowca rozpoczyna pracę w poniedziałek o godzinie 20:00. Następnego dnia rozpoczyna pracę o 12:00 i kończy ją jeszcze przed godziną 20:00. W takim wypadku doba pracownicza wtorkowa rozpoczyna się o godzinie 20:00 i trwa do 20:00 w środę. Jeśli w tym okresie nie ma żadnych aktywności, to doba wtorkowa będzie dniem wolnym.
2.6.2 Rozliczenie
W kolumnie "Rozliczenie / start" oraz "Rozliczenie / stop" występuje okres, który jest brany pod uwagę przy sumowaniu czasu pracy, dyżurów i godzin nadliczbowych w danej dobie pracowniczej. W przypadku, gdy start doby pracowniczej i start rozliczenia jest różny, oznacza to, że mamy do czynienia z nałożeniem się dób pracowniczych – inaczej mówiąc kierowca dwukrotnie rozpoczyna pracę w danej dobie 24-godzinnej. Nie jest to wykroczeniem w przypadku, gdy zachowane są odpowiednie odpoczynki dobowe.
...
W przypadku nałożenia się dwóch dób koniec rozliczenia jest równo 24 godziny po starcie doby pracowniczej.
2.6.3 Praca
W kolumnie "Praca / suma" zsumowany jest realny czas pracy kierowcy zliczony z poszczególnych aktywności tachografu.
...
Czas pracy na warsztacie, na magazynie lub czas pracy innej, nie wynikający z zapisów z tachografu, można dodać klikając na odpowiedni dzień prawym przyciskiem myszy i wybrać odpowiednią opcję z listy czynności.
Innym sposobem jest użycie w programie zakładki "Czynności / Przeglądanie i edycja".
2.6.4 Przestój
W kolumnie oznaczonej literą "P" obliczany jest czas przestoju zwany również postojowym. Czas przestoju występuje w dobach, w których realny czas pracy jest mniejszy, niż zaplanowany wymiar czasu pracy.
...
Wartość przestoju jest jednak pomniejszana o ilość czasu wolnego udzielonego w zamian za przepracowane godziny nadliczbowe, dyżury lub pracę w niedziele i święta.
2.6.5 Inne
Do czasu pracy zaliczane są 15-minutowe przerwy przysługujące w dobie, w której kierowca pracuje więcej niż 6 godzin. Okresy przerw śniadaniowych są wyróżnione w kolumnie "Inne / pś". 
...
Zgodnie z przepisami niedziela liczona jest pomiędzy 6:00 w niedzielę a 6:00 w poniedziałek. W ten sam sposób identyfikowana jest praca w dniu świątecznym. Możliwa jest zmiana tego zakresu w "Opcjach" ewidencji na zakładce "Podstawowe - Początek doby niedzielno-świątecznej".
2.6.6 Nadliczbowe
W przypadku przekroczenia 8 godzin dziennie lub w przypadku przekroczenia przedłużonego wymiaru czasu pracy w systemie równoważnym, mamy do czynienia z pracą w godzinach nadliczbowych. Za pracę wykonaną w godzinach nadliczbowych należy się podstawowe wynagrodzenie plus dodatek w wysokości:
1) 100% wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w nocy, w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.
2) 50% wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w każdym innym dniu, niż określony w pkt. 1.
...
Godziny nadliczbowe średniookresowe są obliczane na końcu okresu rozliczeniowego i są prezentowane w "Podsumowaniu" ewidencji.
2.6.6.1 Nadliczbowe średniotygodniowe - metoda PIP
Godziny nadliczbowe średniookresowe wynikają z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy, tj. średnio 40 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym.
NADGODZINY ŚREDNIOOKRESOWE = czas pracy z przestojem (przed odbiorem) minus norma (skorygowana), minus godziny nadliczbowe dobowe (przed odbiorem)
2.6.6.2 Nadliczbowe średniotygodniowe - metoda MPIPS
NADGODZINY ŚREDNIOOKRESOWE = ilość tygodni * średnia pracy na tydzień minus norma (skorygowana)
2.6.7 Dyżury
W przypadku kierowców nieodzownym elementem rozliczenia czasu pracy jest naliczanie dyżurów. Wynikają one z zapisów "Ustawy o czasie pracy kierowców". W przypadku wystąpienia dyżuru należy się jedynie dodatek w wysokości:
...
W kolumnie "Inne / dd" pokazywane są przerwy dyżurowe 50% w przypadku przekroczenia 6 oraz 9 godzin pracy w danej dobie pracowniczej.
2.7 Odbiór nadgodzin i dyżurów
Opcje dotyczące odbioru nadgodzin i dyżurów są widoczne poniżej siatki rozliczeniowej.
...
Po dokonaniu ręcznych odbiorów możliwe jest włączenie mechanizmu automatycznego odbioru, poprzez wciśnięcie przycisku "Odbierz".
W takim wypadku ręcznie dokonane odbiory zostaną zachowane, a wszystkie pozostałe zostaną przydzielone przez program.
Rekompensując pracę w okresie niedzielno-świątecznym, niezależnie od wymiaru pracy w tej dobie, należy się cały dzień wolny. W "Opcjach" ewidencji można zablokować odbiór w dobach, które z racji nachodzących dób pracowniczych mają mniej, niż 24 godziny.
3. Podsumowanie
Aby mieć możliwość szybkiego podglądu sumarycznych i średnich wartości z okresu rozliczeniowego można uruchomić podsumowanie, wciskając przycisk "Podsumowanie".
Ponowne wciśnięcie tego przycisku spowoduje ponowne schowanie "Podsumowania".
3.1 Zakładka Podsumowanie
W tej zakładce można zobaczyć wyliczone dla danej ewidencji sumaryczne czasy pracy i przestoju. Można także się zapoznać z rozliczeniami dokonanymi przez program.
3.2 Zakładka Szczegóły
4. Ewidencja czasu pracy i wniosek o udzielenie czasu wolnego
Dokument ten jest generowany po wciśnięciu przycisku "Wydruk ewidencji" w górnej części okna ewidencji.
...
Dodatkowo, przy zaznaczeniu w "Opcje/ Wygląd i raporty" opcji "Wniosek o udzielenie czasu wolnego…" do raportu zostanie dołączony odpowiedni wniosek.
5. Szczegóły rozliczenia
Dokument ten jest generowany po wciśnięciu przycisku "Szczegóły rozliczenia" w górnej części okna ewidencji. Pozwala on na wydruk szczegółowych informacji dotyczących każdego dnia, w którym kierowca miał przypisaną aktywność.
6. Ewidencja zbiorcza
Uruchomienie ewidencji zbiorczej w programie Tachospeed jest możliwe poprzez wybranie w menu "Raporty / Rozliczanie czasu pracy kierowców / Zbiorcza ewidencja czasu pracy" (rozdział 2 Zbiorcza ewidencja czasu pracy)
...
Obsługa tej zakładki jest analogiczna do obsługi okna ewidencji indywidualnej.
7. Płace
...